Kısa cevap: Randevu alan her işletme aynı yazılıma ihtiyaç duymaz. Tek şubeli bir kuaför için hazır bir sistem çoğu zaman yeter. Ama birden fazla şubeniz, kendi kurallarınız, kendi markanız ya da başka sistemlerle konuşması gereken bir akışınız varsa hazır paketler kısa sürede dar gelir. Bu sayfa iki yolu da dürüstçe anlatıyor.
Önce karar: hazır sistem mi, size özel uygulama mı?
Aramalarda karşınıza çıkan çoğu sonuç hazır randevu sistemidir. Aylık abonelikle kullanırsınız, hızlı başlarsınız, ucuza gelir. Bunda yanlış bir şey yok. Sorun, işletme büyüdükçe ortaya çıkar.
| Konu | Hazır sistem | Size özel uygulama |
|---|---|---|
| Başlangıç maliyeti | Düşük, aylık abonelik | Yüksek, tek seferlik geliştirme |
| Marka | Sağlayıcının uygulaması, sizin adınız küçük yazar | Mağazada kendi adınız ve ikonunuz |
| Kurallar | Sistemin izin verdiği kadar | İşleyişinizi siz tarif edersiniz |
| Entegrasyon | Sağlayıcının listesiyle sınırlı | Muhasebe, kasa, CRM, ne gerekiyorsa |
| Müşteri verisi | Sağlayıcının sunucusunda | Sizde |
| Aylık gider | Kullandıkça artar | Bakım ve sunucu kalemi |
Basit bir ölçüt: aylık abonelik giderinizin üç yıllık toplamı, özel geliştirme bütçesine yaklaşıyorsa özel uygulama konuşulmaya değer. Yaklaşmıyorsa hazır sistemde kalın, biz de bunu söyleriz.
Randevu uygulamasında gerçekten gereken özellikler
Onlarca özellik listesi yerine, sahada işi bozan beş şeyi yazalım.
Çakışmayan takvim
Aynı saate iki randevu düşmesi, randevu yazılımının en pahalı hatasıdır. Takvim personel, hizmet süresi ve mola kurallarını birlikte hesaplamalı. Bir hizmet 45 dakika sürüyorsa ve arada 10 dakika temizlik payı varsa, sistem bunu kendisi bilmeli.
Hatırlatma
Gelmeyen müşteri, boş kalan koltuktur. SMS ya da bildirimle hatırlatma, gelmeme oranını gözle görülür düşürür. Hatırlatmanın ne zaman gideceği de ayarlanabilmeli; kuaförde bir gün önce yeterken klinikte iki gün önce mantıklı olabilir.
Personel ve hizmet yönetimi
Her personel her hizmeti vermez, herkesin çalışma saati aynı değildir. Uygulama, müşteriye yalnızca gerçekten uygun olan saatleri göstermeli. Yoksa telefon trafiği bitmez.
Ödeme ve kapora
Yoğun sezonda kaporasız randevu, gelmeme riskini işletmeye yükler. Online kapora alabilmek hem takvimi korur hem nakit akışını düzenler.
İptal ve değişiklik kuralları
Müşteri kendi randevusunu erteleyebilmeli, ama son iki saat kala iptal edilebiliyorsa takvim delik deşik olur. Kuralı siz koyarsınız, uygulama uygular.
Kendi randevu sistemimiz yayında
Bu işi anlatırken teoriden konuşmuyoruz. Geliştirdiğimiz Bulut Randevu işletme uygulaması App Store’da yayında: randevu takvimi, hizmet ve personel yönetimi, paket satışı, online randevu ve hatırlatma akışı tek panelde çalışıyor.
Bulut Randevu: İşletme uygulamasını App Store’da inceleyin ya da yayındaki diğer uygulamalarımıza bakın.
Sektöre göre ne değişiyor?
Randevu mantığı aynı görünür, ayrıntılar farklıdır.
- Kuaför ve güzellik: hizmet süreleri çok değişkendir, aynı müşteri birden fazla işlem alır. Toplam süreyi doğru hesaplamak kritiktir.
- Klinik ve diş: hekim bazlı takvim, tekrar eden kontrol randevuları ve hasta geçmişi öne çıkar. Kişisel sağlık verisi işleniyorsa KVKK tarafı ayrı planlanır.
- Veteriner: randevu hayvana bağlıdır, sahibine değil. Aşı takvimi hatırlatması başlı başına bir özelliktir.
- Spor ve özel ders: paket ve seans bakiyesi işin merkezindedir. Kalan seans görünmüyorsa müşteri de eğitmen de kaybolur.
- Danışmanlık: görüşmeler çevrimiçi olabilir, takvim ve toplantı bağlantısı birlikte üretilmelidir.
Maliyet ve süre
Randevu uygulaması, kapsamı belli olduğu için tahmini görece kolay bir iştir. Aşağıdaki bantlar mobil uygulama tarafındaki genel bantlarımızla aynıdır.
| Kapsam | Yaklaşık bant | Süre |
|---|---|---|
| Tek işletme, temel randevu ve hatırlatma | 30.000 - 100.000 TL | 4 - 8 hafta |
| Personel, paket, kapora, yönetim paneli | 80.000 - 250.000 TL | 8 - 14 hafta |
| Çok şube, entegrasyon, ayrı müşteri uygulaması | 250.000 TL ve üzeri | 14 hafta ve üzeri |
Fiyatı en çok büyüten iki kalem: ikinci bir uygulama (işletme paneli ayrı, müşteri uygulaması ayrı) ve dışarıyla konuşan entegrasyonlar. Ayrıntılı kırılım için mobil uygulama yaptırma sayfamıza bakabilirsiniz.
Nasıl ilerliyoruz?
- İşleyişi çıkarıyoruz. Randevu nasıl alınıyor, kim onaylıyor, iptalde ne oluyor. Yazılım bundan sonra konuşulur.
- Ekranları çiziyoruz. Kodlamadan önce akışı görürsünüz, değişiklik burada ucuzdur.
- Geliştirip test ediyoruz. Önce çekirdek randevu akışı çalışır hale gelir, sonra ek modüller biner.
- Mağazalarda yayınlıyoruz. App Store ve Google Play süreçlerini biz yürütürüz.
- Bakımda kalıyoruz. İşletim sistemi güncellemeleri her yıl gelir, uygulamanın onlara ayak uydurması gerekir.